Christof

Christof

  • expert digi­ta­li­sa­tion pour les entre­prises phar­maceu­ti­ques de taille moyenne
  • focus sur la protec­tion des données et la confor­mité
  • 17 ans d‘expérience dans le numé­rique, dix ans d’expérience danse secteur de la compli­ance, membre des dix pion­niers de l’industrie 4.0 pour le VDMA

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Influ­ence de l’IT sur l’ensemble de l’entreprise

L’efficacité des activités IT exerce une grande influ­ence sur la perfor­mance globale d’une entre­prise. Malheu­re­u­se­ment, les tâches admi­ni­stra­tives requiè­rent souvent le recours à une main d’œuvre quali­fiée onéreuse – aussi bien IT que pour les autres dépar­te­ments, et ce sont au final les capa­cités d’innovation et de déve­lop­pe­ment de toute l’entreprise qui sont péna­li­sées. En effet, ce sont justement les employés des services IT qui possè­dent la meilleure compré­hen­sion sur le plan tech­nique et qui sont préde­stinés à faire avancer les projets de digi­ta­li­sa­tion. De même, l’entreprise est freinée si par exemple un nouvel employé de l’équipe commer­ciale ne peut pas travailler parce qu’il lui manque les auto­ri­sa­tions d’accès néces­saires ou parce que certaines tâches import­antes lui pren­nent trop de temps en raison d’un logi­ciel manquant.

Les conséquences pour l’entreprise sont encore plus extrêmes lorsque les employés commen­cent à mettre en place leur propre système IT offi­cieux, par exemple lorsqu’ils commen­cent à échanger des données avec les clients via leur compte Dropbox privé parce que le service IT est trop lent. C’est un véri­table cauchemar du point de vue de la confi­dentia­lité! La réponse à nombre de ces défis serait l’automatisation des opéra­tions IT.

Solu­tions à mettre en place selon les domaines:

    1. Auto­ma­ti­sa­tion de la gestion des utili­sa­teurs


Elle permet de trans­férer direc­te­ment jusqu’à 90 % de la gestion des utili­sa­teurs à l’équipe RH, ce qui non seule­ment réduit les pertes de temps entraî­nées par les diffi­cultés rencon­trées lorsqu’un nouvel employé ne peut pas commencer à travailler, mais augmente égale­ment la rapi­dité du dépar­te­ment RH. La qualité des opéra­tions et la fiabi­lité s’améliorent.

Exemple: dans une entre­prise de taille moyenne, on auto­ma­tise la créa­tion de nouveaux utili­sa­teurs. Le dépar­te­ment RH reçoit un accès à un formu­laire en ligne dans lequel sont saisies des infor­ma­tions telles que le nom de l’employé et le nom du supé­rieur. Ensuite, le supé­rieur peut octroyer des droits, notam­ment pour différ­ents dossiers de projets. Le reste est auto­ma­tisé et le nouvel employé peut commencer à travailler après seule­ment deux heures et remplir ainsi ses tâches.

    2. Auto­ma­ti­sa­tion de la poli­tique d’autorisations

Tous les accès à des ressources de l’entreprise sont gérés via des auto­ri­sa­tions. Si la poli­tique des auto­ri­sa­tions est auto­ma­tisée, ces dernières peuvent être attri­buées via un portail en libre-service. Ainsi, chaque employé peut rapi­de­ment utiliser les ressources dont il a besoin, sans avoir à attendre inuti­le­ment. L’entreprise peut donc réagir de façon plus dyna­mique à de nouveaux défis et aux redé­fi­ni­tions des rôles.

Exemple: une entre­prise doit garder une trace d’à quel moment quel employé a eu accès à des données et s’assurer que cet accès est désac­tivé en cas de chan­ge­ment de dépar­te­ment. Grâce à l’automatisation de la poli­tique d’autorisations, les utili­sa­teurs peuvent eux-mêmes requérir des droits à partir d’un cata­logue et l’approbation est donnée par le contrô­leur des données compé­tent. En cas de chan­ge­ment de dépar­te­ment, les chefs de dépar­te­ment doivent contrôler les droits d’accès. Toutes les modi­fi­ca­tions au niveau des droits d’accès sont donc enre­gi­s­trées et traça­bles.


    3. Auto­ma­ti­sa­tion de la distri­bu­tion des logi­ciels

De nos jours, l’installation de systèmes d’exploitation et autres logi­ciels se fait en général manu­el­le­ment et sur demande. Elle peut toute­fois égale­ment être auto­ma­tique afin que les employés puis­sent travailler beau­coup plus rapi­de­ment en cas d’erreur ou de rempla­ce­ment des appa­reils. Lorsque des compo­sants de logi­ciels onéreux sont néces­saires et que leurs licences ne sont accor­dées qu’en fonc­tion des besoins pour qu’ils soient ensuite retournés, il est possible de réaliser des écono­mies. La solu­tion est ici de louer plutôt que d’acheter !

Exemple: l’octroi de licences MS Project et Visio, dont de nombreux employés n’ont besoin qu’à court terme, a été regroupé sur la base d’un modèle de loca­tion et trans­formé en distri­bu­tion des logi­ciels. Les utili­sa­teurs peuvent désor­mais commander les logi­ciels dans une boutique et en disposer sur leur ordi­na­teur dans l’heure qui suit. S’ils ne les utili­sent pas pendant plus de 30 jours, les logi­ciels sont alors auto­ma­ti­que­ment rendus. Ainsi, il est possible d’économiser 75 % des coûts de licence la première année et de procéder au paiement de la distri­bu­tion des logi­ciels et de sa mise en place.


    4. Auto­ma­ti­sa­tion de la surveil­lance

Dans ce domaine, l’accent est mis sur la dispo­ni­bi­lité, la sécu­rité et la trans­pa­rence. La surveil­lance de systèmes primor­diaux tels que la gestion des marchan­dises ou le suivi de la produc­tion est ici auto­ma­tisée et tout problème se mani­fe­stant est traité de façon adéquate. Il est pour cela néces­saire de mettre en place une surveil­lance et une gestion conti­nues des opéra­tions dans l’entreprise.

Exemple: un produc­teur phar­maceu­tique intègre une surveil­lance de sa produc­tion et un ordi­na­teur mieux réglé sur sa produc­tion à une inter­face centrale. Chaque dépar­te­ment reçoit son propre tableau de bord sur lequel sont présentés leurs systèmes avec leurs données princi­pales, notam­ment le rende­ment actuel, les files d’attente, la tempé­ra­ture. Il a ainsi été possible d’atteindre une plus grande sécu­rité, plus de trans­pa­rence et de réduire le nombre de patrouilles.

Quatre astuces pour mettre en œuvre l’automatisation du service IT, afin de créer immé­dia­te­ment de la valeur ajoutée

Astuce 1 : aborder d’abord des opéra­tions simples

Dans l’idéal, il convient de commencer par les opéra­tions permet­tant d’atteindre le plus rapi­de­ment des résul­tats visi­bles. Il s’agit ici notam­ment de la réinitia­li­sa­tion des mots de passe ou de la créa­tion de nouveaux profils utili­sa­teurs. 

Astuce 2 : procéder pas à pas lors de la mise en place

De nombreuses entre­prises prévo­ient souvent l’automatisation simul­tanée de chaînes d’opérations entières. Elles ne cons­idè­rent pas ici que plus le système et la struc­ture sont complexes, plus la tran­si­tion sera longue. Dans de tels cas, les résul­tats ne sont visi­bles que bien plus tard. Il est donc plus simple et plus sûr de procéder de façon struc­turée, opéra­tion par opéra­tion.

Astuce 3 : définir des normes dès le départ

Sans normes pour les opéra­tions, aucune auto­ma­ti­sa­tion n’est possible, étant donné que c’est unique­ment là où des paramètres de déci­sion fixes entraî­nent des solu­tions prédé­ter­mi­nées et où les opéra­tions se dérou­lent toujours selon le même modèle qu’il est possible de mettre en place une auto­ma­ti­sa­tion globale sans requérir l’intervention d’employés du service infor­ma­tique.

Astuce 4 : impli­quer les employés du service infor­ma­tique dans la plani­fi­ca­tion du projet

Si tous les employés du service IT sont impli­qués dans les opéra­tions de passage au numé­rique et qu’ils discutent ensemble des objec­tifs, les doutes et réti­cences éven­tuels peuvent immé­dia­te­ment être réduits. Il est par exemple possible que certains employés crai­gnent que leur poste soit menacé par l’automatisation. S’ils sont impli­qués dans la plani­fi­ca­tion du projet, ils appren­dront toute­fois que d’expérience, les services infor­ma­ti­ques sont soulagés par l’automatisation des tâches routi­nières, ce qui leur donne davan­tage de temps pour leurs projets et leurs tâches, permet­tant ainsi d’améliorer la qualité du service et la valeur du service infor­ma­tique.

En bref


Le fonc­tion­ne­ment de base du domaine de l’IT est investi d’une grande responsa­bi­lité et influ­ence forte­ment le succès de l’entreprise à travers des solu­tions inno­vantes et compé­ti­tives. Face aux remar­quables défis décou­lant du passage au numé­rique, il est capital que les entre­prises opti­mi­sent, auto­ma­tisent et exploi­tent aux coûts les plus bas possi­bles leurs systèmes infor­ma­ti­ques. La valeur ajoutée réside dans la grande habi­leté et la réponse aux exigences des clients sans inter­rup­tion, ou avec des inter­rup­tions rédu­ites au minimum. Ainsi, une auto­ma­ti­sa­tion du service IT permet de concré­tiser rapi­de­ment et sûre­ment les oppor­tu­nités commer­ciales.

Les défis rési­dent dans le fait de générer de la valeur ajoutée dans les plus brefs délais (Quick Wins), de définir des opéra­tions claires et de main­tenir la même rapi­dité jusqu’à ce que tous les objec­tifs aient été atteints. Un conseiller expé­ri­menté peut ici permettre de faire toute la diffé­rence entre l’échec et la réus­site.

Christof

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  • expert digi­ta­li­sa­tion pour les entre­prises phar­maceu­ti­ques de taille moyenne
  • focus sur la protec­tion des données et la confor­mité
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