Comment éliminer les risques liés au recrutement d’un consultant indépendant

Le monde change à toute vitesse, et la façon dont les entreprises agissent doit également évoluer. Plus que jamais, les organisations sont obligées de faire appel à des experts et consultants indépendants si elles veulent relever les défis d’aujourd’hui.

Dans un récent webinaire, j’ai abordé certains des problèmes typiques rencontrés lorsque l’on travaille avec un consultant indépendant. Voici ce qu’il fallait en retenir.

Quelles tendances dans un environnement économique en constante évolution ?

Bien que les entreprises soient nombreuses à recourir à des consultants indépendants et à des experts freelance pour résoudre leurs problèmes les plus critiques, cette pratique est encore relativement nouvelle. Chez COMATCH, nous sommes de ceux qui estiment que celle-ci continuera à prendre de l’ampleur. Parce que la manière de travailler s’est transformée, les personnes aussi ont évolué.

Les experts ont mis en évidence les tendances-clés suivantes 

1. Les projets exigent de véritables spécialistes. Les experts de niche sont plus que jamais nécessaires ; cela est particulièrement vrai dans le secteur numérique. Prenez par exemple les data analysts, les conseillers en moteurs de recherche Google et autres professionnels du CRM. L’époque des profils généralistes touche à sa fin, et le besoin d’experts spécialisés devrait prendre le relai.
2. Les entreprises se transforment en « Flash Organizations ». En effet, celles-ci raisonnent de plus en plus en termes de projets, notamment de projets transversaux ou « Flash ». Si l’on prend le digital comme exemple, les entreprises ont la possibilité de recourir à ces Flash Organizations pour mener avec davantage de résilience et d’agilité des projets complexes s’appuyant sur des données.
3. Le télétravail va s’imposer. La pandémie de COVID-19 a fourni la preuve que celui-ci pouvait réellement fonctionner. Non seulement les entreprises acceptent plus fréquemment les travailleurs à distance, mais elles comprennent également les avantages offerts par le télétravail. Désormais, il est possible de collaborer avec des professionnels sur la seule base du talent, avec moins de contraintes liées à la région, au fuseau horaire, etc. Les frais de déplacement se réduisent au profit des aptitudes réelles des candidats.

Parallèlement, la guerre des talents s’intensifie. Les entreprises connaissent à l’heure actuelle une grave pénurie d’employés qualifiés, les recherches faisant état de quelque 14 000 postes à pourvoir. Par ailleurs, le culte de « l’emploi à vie » prend fin. Aux États-Unis, la durée moyenne d’un contrat de travail est de 4,2 ans, et celle-ci est encore plus courte pour les start-ups ou les entreprises prisées par les Millenials. La génération Y, tout comme la X ou la Z, semble de plus en plus attirée par d’autres formes de travail dont celui-ci en freelance. Actuellement, 36 % de la main-d’œuvre américaine et 14 % de celle européenne travaillent en tant qu’indépendants.

Pour résumer, les freelances gagnent du terrain dans le paysage économique. C’est la raison pour laquelle, selon HBR, 90 % des chefs d’entreprise affirment que les plateformes de talents joueront à l’avenir un rôle essentiel pour conserver son avantage concurrentiel.

Les consultants indépendants se disent prêts à faire face au changement, mais encore faut-il y recourir efficacement si l’on veut que les chefs d’entreprise puissent relever les défis d’aujourd’hui.

Consultants indépendants : risques et réalités

Mais qu’entend-on au juste par « efficacement » tirer parti des compétences d’un consultant indépendant ? Certains aménagements permettent-ils d’obtenir de meilleurs résultats ? Comment éliminer les risques liés à une collaboration avec un consultant indépendant ? Enfin et surtout, comment pouvez-vous optimiser l’arrangement et maximiser le plein potentiel des experts que vous embauchez ?

Nous avons aidé plus d’un client à trouver des experts pour ses missions essentielles. La pléthore de ces missions nous ont permis de nous forger un point de vue homogène sur les idées préconçues que nourrissent encore les organisations sur une éventuelle collaboration avec des consultants indépendants.

Voici quelques-unes des craintes invoquées par les cadres avant d’engager un expert indépendant :

1. Les consultants indépendants sont compliqués à embaucher et cela est vrai pour beaucoup d’entreprises. Pour celles qui essaient de réaliser le processus elles-mêmes sans passer par une plateforme, il peut être difficile de trouver les bonnes personnes, de fixer les honoraires, d’établir le contrat, etc. Or, une entreprise telle que COMATCH vous aide précisément à trouver le bon consultant, sans compter que la plate-forme assure l’intégralité des tâches administratives. En faisant appel à une marketplace de consultants, vous obtiendrez à la fois de meilleurs résultats tout en vous orientant plus facilement dans l’ensemble du processus.
2. Un consultant indépendant n’est pas aussi « bon » qu’un cabinet de conseil traditionnel. Comme pour toute personne que vous engageriez, vous devez bien entendu vous assurer que les experts avec qui vous travaillez sont qualifiés. Cela s’applique aussi bien à un cabinet de conseil traditionnel qu’à un consultant indépendant. Les plates-formes peuvent vous aider à éliminer ce risque en effectuant pour vous la phase de qualification des candidats. Ainsi, COMATCH a mis en place un processus complet de sélection en 5 étapes et d’évaluation des projets. Dans les faits, une marketplace est en réalité plus sélective (chez COMATCH, seuls les 1 % de freelances les plus performants en Europe sont recensés par notre marketplace). Tout consultant indépendant que vous engagerez sur notre marketplace sera tout aussi talentueux que ceux des grandes entreprises, soyez en sûr.
3. Un freelance ne s’intégrera pas à mon équipe (ou leur personnalité/méthode de travail sera inadaptée). Cette crainte est légitime quelle que soit la personne que vous faites entrer dans votre établissement, qu’il s’agisse d’un consultant indépendant ou d’un collaborateur à temps plein. Cependant, vous passerez beaucoup plus de temps à embaucher une personne en CDI. Je recommande de mener des entretiens approfondis capables de déterminer plus que les seules compétences. Évaluez également l’intelligence émotionnelle du candidat, recherchez des expériences dans des organisations similaires à la vôtre. Si, par exemple, vous prévoyez d’initier un projet de gestion du changement, vous aurez besoin d’une personne diplomate et attentive aux besoins des autres. Une personnalité justifiant plutôt d’une expérience dans des start-ups rapides et décisives ne vous conviendra probablement pas.
4. Les équipes indépendantes ne sont pas aussi efficaces parce qu’elles n’ont jamais travaillé ensemble. Certes, il est fréquent de voir des équipes de consultants indépendants travailler ensemble pour la première fois. Mais il n’en va guère différemment dans les cabinets de conseil traditionnels, où il arrive que les équipes se rencontrent le lundi même du début du projet ! Pour lutter contre ce phénomène, COMATCH sélectionne rigoureusement des chefs de projet qui composent ensuite leur équipe en fonction des compétences, des spécialités et des méthodes de travail. Éprouvée, cette pratique a permis de mener à bien des projets de tous types.

Cas d’utilisation du consultant

Nous l’avons dit, un consultant indépendant est particulièrement polyvalent. Cela signifie-t-il pour autant qu’il est adapté à toutes les situations ? Pas forcément. Un cabinet de conseil conventionnel continue d’être la meilleure solution lorsque les facteurs suivants doivent être pris en compte : 

• Réputation : si la réussite du projet dépend fortement de la réputation du nom du cabinet, vous devrez alors envisager de faire appel à une major. Imaginons que vous soyez propriétaire d’une entreprise en restructuration, un cabinet de conseil sera davantage en mesure de faire valoir vos intérêts avec expertise et autorité. Vous préserverez ainsi non seulement votre réputation, mais aussi confiance dont vous jouissez au sein de votre organisation.
• Benchmarking : lorsque certains projets exigent d’importantes données chiffrées de back office ou de benchmarking, il est recommandé de faire appel à une société de conseil conventionnelle. En effet, un consultant indépendant n’a pas toujours ces données sous la main. Ils peuvent certes effectuer la recherche eux-mêmes mais, cette opération risquant fort d’être chronophage, elle pourrait nuire à la rentabilité du projet. Les grandes entreprises disposent de leurs propres ressources dédiées qui, de surcroît, vous seront proposées à un tarif journalier attractif et vous fourniront des données de benchmarking plus robustes.
• Pilotage de projet : il arrive que certains projets soient menés de front dans plusieurs régions ou fuseaux horaires. Ces derniers exigent dans ce cas un pilotage centralisé qui peut s’avérer trop lourd pour un seul consultant indépendant. 
• La taille de l’équipe : on a parfois tout simplement besoin d’une plus grande équipe. Face à un projet très complexe requérant d’importantes ressources, un consultant indépendant n’est pas toujours le meilleur choix. 

En revanche, faire appel à un consultant indépendant ne sera pas seulement une option compétitive, mais préférable dans de nombreux cas. En voici quelques-uns :

• Si vous n’avez besoin que d’un ou deux consultants pour exécuter un projet. D’un côté les grandes entreprises sont peu enclines à accepter les petits projets ; de l’autre, les consultants indépendants sont en général plus flexibles dans leur exécution. Ce faisant, il est recommandé, pour les petites missions, de sélectionner vous-même les talents avec lesquels vous souhaitez travailler. Les entreprises qui recherchent un ou deux consultants pourront en outre se concentrer sur les connaissances et les compétences plutôt que sur l’image de marque du cabinet.
• Lorsque vous devez rester aux manettes. Les grands cabinets de conseil avancent parfois plus vite qu’une organisation n’est prête à le faire. Les consultants indépendants permettent aux chefs d’entreprise de garder le contrôle et de rester partie prenante dans toutes les discussions. Il est aussi plus facile d’avoir une équipe composée de collaborateurs et de consultants – mélange réputé crucial pour la réussite d’un projet.
• Mettre un futur collaborateur à l’épreuve. Un contrat de consulting vous permet de « faire un bout de chemin » avec la personne pour voir si elle convient vraiment. Si tel n’est pas le cas, la relation peut alors prendre fin dès lors que s’achève le projet. À l’inverse, si la relation de travail se révèle fructueuse, vous proposerez plus volontiers un CDI.
• Les projets nécessitant une expertise de niche. Comme nous l’avons mentionné plus haut, ces scénarios devraient se multiplier à l’avenir. Lorsqu’un ensemble de compétences spécifiques est requis par un projet, une plate-forme de talents peut faciliter la recherche et la collaboration avec des consultants indépendants. 
• Lorsque vous souhaitez optimiser votre budget. Une grande partie de votre activité consiste à gérer un budget. Les consultants indépendants sont en principe moins chers que les entreprises, tout simplement parce que leurs frais généraux sont moins élevés. De plus, une plate-forme de conseil met en concurrence les consultants qualifiés. Les personnes se montrant intéressées par votre projet vous proposeront à n’en pas douter un taux journalier juste et compétitif.

Les bonnes pratiques pour réussir avec les consultants indépendants

Il existe tout un tas de bonnes pratiques éprouvées qu’il est possible d’appliquer en travaillant avec des consultants indépendants. Vos chances de réussir augmenteront si vous prenez soin d’observer les points suivants :

1. Un entretien rigoureux – Lorsque vous vous adressez à aux candidats, ne vous concentrez pas uniquement sur les compétences techniques. Creusez également l’approche du consultant (comment va-t-il gérer le projet, que considère comme des leviers de réussite ou des obstacles potentiels ?). Vous devrez également évaluer leur personnalité (quelle est leur façon de travailler, ont-ils de l’expérience dans un environnement professionnel similaire ?) Enfin, veillez à ne pas oublier la motivation (en quoi le projet est-il intéressant pour le candidat, pour quoi aurait-il envie de se lever le matin ?)
2. Bien configurer le projet – Soyez très clair sur ce que vous souhaitez réaliser et surtout pour quand. Il est essentiel que le problème soit clairement défini dès le début. Si l’étendue n’est pas rigoureusement définie (ni acceptée), les projets auront tendance à mal tourner. Pensez à établir une fiche de définition du problème afin que les critères de réussite et les objectifs soient clairs et homogènes. Veillez ensuite à bien intégrer ces nouveaux collaborateurs internes. Les résultats obtenus par une équipe bien intégrée sont en général nettement supérieurs à ceux des consultants ou des groupes travaillant de manière isolée.
3. Accueillir le consultant – Après avoir embauché le consultant indépendant, comment collabore-t-il avec votre entreprise ? Veillez à ce qu’il reçoive un accueil approprié et désignez en interne un collaborateur qui sera présent pendant une grande partie du projet (au moins 30 à 50 % de son temps). Pensez à présenter les consultants indépendants aux personnes-clés, surtout lorsque des données sont en jeu. Prévoyez dès le début de faire preuve d’honnêteté et de régularité dans votre communication. Nous vous suggérons de commencer par une réunion hebdomadaire au cours de laquelle vous pourrez recueillir les avis des parties prenantes et discuter ouvertement des problèmes.

Si, pour atteindre vos objectifs, vous recherchez un consultant indépendant qui puisse vous aider, je vous recommande de faire appel à un service de mise en relation tel que celui proposé COMATCH afin d’augmenter vos chances de réussite et d’obtenir des résultats pérennes. Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon d’éliminer les risques liés à une collaboration avec un consultant indépendant, n’hésitez pas à me contacter.