Christof

Christof

  • Experte für Digi­ta­li­sie­rung im phar­ma­zeu­ti­schen Mittel­stand
  • Fokus auf Daten­in­te­grität und Compli­ance
  • 17 Jahre Erfah­rung in Digi­ta­li­sie­rung, 10 Jahre Erfah­rung in der regu­lierten Indu­strie, einer von 10 VDMA Indu­strie 4.0 Scouts

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Der Einfluss der IT auf das gesamte Unter­nehmen

Die Effi­zienz der IT-Tätig­keiten übt einen großen Einfluss auf die gesamte Perfor­mance eines Unter­neh­mens aus. Leider binden vor allem admi­ni­stra­tive Aufgaben oftmals die Arbeits­kraft teurer und quali­fi­zierter Mitar­beiter – sowohl in der IT als auch in anderen Abtei­lungen, wodurch die Inno­va­tions- und Entwick­lungs­fä­hig­keit der gesamten Firma leidet. Denn gerade die Mitar­beiter der IT-Abtei­lungen, die den besten tech­ni­schen Über­blick haben, sind zum Voran­treiben von Digi­ta­li­sie­rungs­pro­jekten präde­sti­niert.
Ebenso wird das Unter­nehmen ausge­bremst, wenn zum Beispiel ein neu einge­stellter Vertriebs­mit­ar­beiter nicht arbeiten kann, nur weil ihm die benö­tigten Zugriffe fehlen oder wich­tige Aufgaben viel zu lange brau­chen, da eine bestimmte Soft­ware fehlt. Noch extremer sind die Auswir­kungen auf das Unter­nehmen, wenn Mitar­beiter beginnen, sich ihre eigene Schatten-IT aufzu­bauen, also zum Beispiel anfangen, Daten mit Kunden über eine private Dropbox auszu­tau­schen, da die eigene IT zu langsam ist. Ein daten­schutz­recht­li­cher Alptraum! Die Antwort auf viele dieser Heraus­for­de­rungen ist die Auto­ma­ti­sie­rung von IT-Abläufen.

Umsetz­bare Lösungs­an­sätze gibt es in folgenden Berei­chen:

    1. Auto­ma­ti­sie­rung der Benut­zer­ver­wal­tung


Damit können bis zu 90% der Benut­zer­ver­wal­tung direkt an die Perso­nal­teams über­geben werden. Das redu­ziert nicht nur die Zeit­ver­schwen­dung, die entsteht, wenn neue Team-Mitglieder nicht arbeiten können, sondern erhöht auch die Geschwin­dig­keit in der Perso­nal­ab­tei­lung. Gleich­zeitig wird die Prozess­qua­lität und Zuver­läs­sig­keit gestei­gert.


Ein Praxis­bei­spiel: In einem mittel­stän­di­schen Unter­nehmen wird das Anlegen von neuen Benut­zern auto­ma­ti­siert. Die Perso­nal­ab­tei­lung erhält Zugriff auf ein Online-Formular, in dem Daten wie Namen und Vorge­setzter einge­geben werden. Als näch­stes gibt der Vorge­setzte weitere Rechte frei, z.B. für unter­schied­liche Projekt­ordner. Der Rest läuft auto­ma­ti­siert ab und nach nur zwei Stunden kann der neue Mitar­beiter aktiv werden und seine Aufgaben erfüllen.

    2. Auto­ma­ti­sie­rung der Rech­te­ver­wal­tung

Alle Zugriffe auf Unter­neh­mens­res­sourcen werden über Berech­ti­gungen gesteuert. Wird die Rech­te­ver­wal­tung auto­ma­ti­siert, können diese über ein Selbst­be­die­nungs­portal bestellt und verwaltet werden. Dadurch kann jeder Mitar­beiter die Ressourcen, die er benö­tigt, schneller nutzen und unnö­tige Warte­zeiten umgehen. Das Unter­nehmen kann dyna­mi­scher auf neue Heraus­for­de­rungen und Rollen­ver­än­de­rungen reagieren.


Ein Praxis­bei­spiel: Ein Unter­nehmen muss doku­men­tieren, wann welcher Mitar­beiter Zugriff auf Daten hat und sicher­stellen, dass dieser bei einem Abtei­lungs­wechsel deak­ti­viert wird. Durch die Auto­ma­ti­sie­rung der Rech­te­ver­wal­tung können Benutzer Rechte aus einem Katalog selbst anfor­dern, die Geneh­mi­gung erfolgt durch den jewei­ligen Daten­ver­ant­wort­li­chen. Bei einem Abtei­lungs­wechsel werden den Bereichs­lei­tern die Rechte zur Prüfung vorge­legt. Alle Rech­te­än­de­rungen sind jetzt voll­ständig doku­men­tiert und nach­ver­folgbar.

    3. Auto­ma­ti­sie­rung der Soft­ware­ver­tei­lung

Heut­zu­tage erfolgt die Instal­la­tion von Betriebs­sy­stemen und anderer Soft­ware oft manuell und auf Anfrage. Dies kann aller­dings auch auto­ma­tisch passieren, so dass Mitar­beiter bei einem Fehler oder einem Gerä­te­tausch viel schneller wieder arbeiten können. Wenn teure Soft­ware­kom­po­nenten gebraucht werden, die nur bei Bedarf lizen­ziert und danach wieder zurück­ge­geben werden können, ergibt sich hier ein Einspar­po­ten­zial. Die Lösung ist: Mieten statt kaufen! 


Ein Praxis­bei­spiel: Die Lizen­zie­rung von MS Project und Visio, die viele Mitar­beiter nur kurz­fri­stig benö­tigen, wurde auf ein Miet­mo­dell kombi­niert mit einer Soft­ware­ver­tei­lung umge­stellt. Die Benutzer können jetzt in einem Shop die Soft­ware bean­tragen und haben diese inner­halb von einer Stunde auf ihrem PC verfügbar. Bei Nicht­nut­zung von mehr als 30 Tagen wird sie auto­ma­ti­siert wieder zurück­ge­geben. So konnte eine Einspa­rung von 75% der Lizenz­ko­sten und die Bezah­lung der Soft­ware­ver­tei­lung und ihrer Imple­men­tie­rung im ersten Jahr erreicht werden.

    4. Auto­ma­ti­sie­rung der Über­wa­chung

In diesem Bereich liegt der Fokus auf Verfüg­bar­keit, Sicher­heit und Trans­pa­renz. Dabei werden wich­tige Systeme wie z.B. die Waren­wirt­schaft oder die Produk­ti­ons­steue­rung auto­ma­tisch über­wacht und auftre­tende Probleme adäquat behan­delt. Dazu ist die Einfüh­rung einer konti­nu­ier­li­chen Über­wa­chung und Steue­rung der Prozesse im Unter­nehmen notwendig.


Ein Praxis­bei­spiel: Ein phar­ma­zeu­ti­scher Hersteller inte­griert die Über­wa­chung seiner Produk­tion und produk­ti­ons­naher Computer in eine zentrale Platt­form. Jede Abtei­lung erhält ein eigenes Dash­board, auf dem ihre Systeme mit den für sie wich­tigen Daten darge­stellt werden wie z.B. aktu­eller Durch­satz, Warte­schlangen, Tempe­ratur. Dadurch konnte eine höhere Betriebs­si­cher­heit und Trans­pa­renz erreicht werden und die Anzahl der Kontroll­gänge redu­ziert.

4 Tipps, wie sich die IT-Auto­ma­ti­sie­rung umsetzen lässt, um sofort Mehr­wert zu gene­rieren

Tipp 1: Einfache Prozesse zuerst angehen


Am besten wird mit dem Prozess begonnen, bei dem am schnell­sten mess­bare Effekte erzielt werden können. Beispiele hierfür sind das Rück­setzen von Pass­wör­tern oder das Einrichten von Benut­zer­pro­filen. 

Tipp 2: Schritt für Schritt bei der Umset­zung vorgehen


Viele Unter­nehmen planen häufig gleich die IT-Auto­ma­ti­sie­rung ganzer Prozess­ketten. Dabei beachten sie nicht, dass es umso länger dauert, je komplexer die Systeme und Struk­turen sind. Die Erfolge stellen sich dabei erst sehr spät ein. Einfa­cher und sicherer ist es, die Umset­zung Prozess für Prozess klar struk­tu­riert anzu­gehen. 

Tipp 3: Von vorn­herein Stan­dards fest­legen


Ohne Prozess­stan­dards gibt es keine Auto­ma­ti­sie­rung, denn nur wo feste Entschei­dungs­pa­ra­meter zu fest­ge­legten Lösungs­wegen führen und wo Prozesse immer im glei­chen Tonus ablaufen, ist eine ganz­heit­liche Auto­ma­ti­sie­rung möglich, ohne dass IT-Mitar­beiter eingreifen müssen.

Tipp 4: IT-Mitar­beiter in die Projekt­pla­nung einbe­ziehen


Werden alle IT-Mitar­beiter in den Prozess der Digi­ta­li­sie­rung einge­bunden und Ziele gemeinsam bespro­chen, lassen sich sofort mögliche Wider­stände oder Bedenken mindern. So könnten zum Beispiel einige Mitar­beiter durch die Auto­ma­ti­sie­rung ihren Arbeits­platz als gefährdet sehen. Durch die Einbin­dung in die Projekt­pla­nung lernen sie jedoch, dass erfah­rungs­gemäß die IT-Abtei­lung durch die Auto­ma­ti­sie­rung von Routi­ne­ar­beiten entla­stet wird, so dass sie mehr Zeit für Projekte und Aufgaben hat, die die Service­qua­lität stei­gern und den Wert der IT erhöhen.

Fazit


Der Basis­be­trieb im IT-Bereich trägt eine hohe Verant­wor­tung und beein­flusst mit inno­va­tiven und wett­be­werbs­fä­higen Lösungen maßgeb­lich den Unter­neh­mens­er­folg. Ange­sichts der großen Heraus­for­de­rung, die sich aus der Digi­ta­li­sie­rung ergeben, ist es immens wichtig, dass Unter­nehmen ihre IT-Systeme opti­mieren, auto­ma­ti­sieren und so mit möglichst wenig Aufwand betreiben können. Der resul­tie­rende Mehr­wert liegt in der hohen Agilität und der Erfül­lung der Kunden­an­for­de­rungen ohne oder nur mit mini­malen Unter­bre­chungen. So können mit einer IT-Auto­ma­ti­sie­rung Geschäfts­chancen sicher und schnell umge­setzt werden.
Heraus­for­de­rungen liegen darin, schnell Mehr­werte zu gene­rieren (Quick Wins), die Prozesse sauber heraus­zu­ar­beiten und dann die Geschwin­dig­keit aufrecht zu erhalten, bis alle Ziele erreicht sind. Hier kann ein erfah­rener Berater den Unter­schied zwischen Erfolg und Miss­er­folg ausma­chen

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  • Fokus auf Daten­in­te­grität und Compli­ance
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