Risiken minimieren in der Zusammenarbeit mit externen Beratern

Die Welt verändert sich rasant und die Unternehmen in ihr müssen sich anpassen. Um kritische Herausforderungen zu bewältigen, greifen viele Firmen vermehrt auf externe Unternehmensberater und freiberufliche Experten zurück.

In einem kürzlich durchgeführten Webinar habe ich einige der typischen Risiken in der Zusammenarbeit mit externen Beratern angesprochen. Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse. 

Trends in einer sich wandelnden Unternehmenslandschaft

Obwohl inzwischen bereits viele Firmen auf externe Berater und freiberufliche Experten zurückgreifen, um kritische Herausforderungen zu lösen, ist diese Praxis noch immer relativ neu. Wir bei COMATCH glauben, dass die Bedeutung selbstständiger Berater*innen in Zukunft immer weiter zunehmen wird. Denn die Art zu arbeiten hat sich verändert – und mit ihr die Menschen, die sie ausführen.

Experten zufolge sind dies die wichtigsten Trends:

1. Projekte erfordern echte Spezialisten. Nischenexperten sind heute stärker gefragt denn je, insbesondere im Bereich Digitalisierung. Hierzu zählen etwa Datenanalyse-Experten, Google-/SEO-Berater und CRM-Strategen. Das Zeitalter der Generalisten ist vorbei, der Bedarf an spezialisiertem Fachwissen steigt.
2. Unternehmen werden zu Flash Organizations. Firmen „denken“ zunehmend in – insbesondere abteilungsübergreifenden – Projekten, auch bekannt als Flash Organizations. Im Bereich Digitalisierung ermöglichen diese beispielsweise eine resilientere und agilere Durchführung komplexer datengestützter Projekte. 
3. Das Homeoffice bleibt. Die Coronapandemie hat gezeigt, dass Remote-Arbeit funktioniert. Firmen sind inzwischen nicht nur aufgeschlossener gegenüber Homeoffice-Lösungen, sondern erkennen zunehmend das Potenzial, das mobiles Arbeiten bietet – etwa die Zusammenarbeit basierend auf Kompetenzen, unabhängig vom Standort oder der Zeitzone. Statt Reisekosten rücken Fähigkeiten in den Vordergrund

Nicht zuletzt nimmt auch der Kampf um die besten Talente zu. Der Fachkräftemangel in Unternehmen ist so hoch wie nie: Umfragen zufolge klafft eine Lücke von knapp 14.000 offenen Stellen. Gleichzeitig ist es nicht mehr zeitgemäß, das ganze Leben beim gleichen Arbeitgeber zu verbringen. In den USA beträgt die durchschnittliche Zeit, die Arbeitnehmer im selben Betrieb arbeiten, 4,2 Jahre, in Start-ups oder anderen Firmen, die Millennials anziehen, noch weniger. Diese Generation wie auch ältere und jüngere Altersgruppen entscheiden sich zunehmend für freiberufliche Beschäftigungsformen. Gegenwärtig sind 36 % der amerikanischen und 14 % der europäischen Berufstätigen als Freelancer tätig. 

Kurzum, Freiberufler werden zu einem immer wichtigeren Bestandteil unserer Wirtschaft und der Unternehmenslandschaft insgesamt. Entsprechend geben laut HBR 90 % der Führungskräfte an, dass Talentplattformen wichtig für ihre künftige Wettbewerbsfähigkeit sein werden. 

Selbstständige Berater sind bestens gerüstet, Veränderungen zu begleiten, doch damit sie Firmen erfolgreich bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen können, müssen ihre Fähigkeiten effizient genutzt werden.

Externe Berater: Risiken und Realitätscheck

Was bedeutet es, die Fähigkeiten externer Berater „effizient“ zu nutzen? Gibt es Konstellationen, die zu besseren Ergebnissen führen? Wie lassen sich Risiken in der Zusammenarbeit mit freiberuflichen Beratern mindern? Und – was ebenso wichtig ist – wie können Sie die Zusammenarbeit optimieren und das Potenzial der von Ihnen beauftragten Experten voll ausschöpfen? 

Wir haben bereits Tausenden von Kunden dabei geholfen, Experten für ihre wichtigsten Projekte zu finden. Dadurch konnten wir einen einzigartigen Einblick in die Herausforderungen und Vorbehalte gewinnen, die rund um die Beauftragung externer Berater existieren. 

Im Folgenden nenne ich einige der Befürchtungen, die Führungskräfte mit Blick auf freiberufliche Experten hegen: 

1. Die Beauftragung externer Berater ist kompliziert. Tatsache ist, dass dies auf viele Businesses zutrifft. Für jene, die den Prozess ohne Zuhilfenahme einer Plattform abwickeln, kann es schwierig sein, die richtigen Leute zu finden, Honorare zu vereinbaren, einen Vertrag auszuarbeiten, usw. Unternehmen wie COMATCH bieten Unterstützung und Hilfestellung bei der Suche nach dem richtigen Berater. Dabei werden alle administrativen Aspekte durch die Plattform abgedeckt. Die Nutzung eines Beratermarktplatzes führt zu besseren Resultaten und vereinfacht die Abwicklung des Gesamtprozesses. 
2. Freiberufliche Berater sind nicht so „gut“ wie traditionelle Beratungsunternehmen. Wie bei jedem anderen Experten, den Sie beauftragen, müssen Sie auch hier sicherstellen, dass es sich um jemanden handelt, der entsprechend qualifiziert ist. Das gilt für traditionelle Beratungsfirmen und freiberufliche Berater gleichermaßen. Beratermarktplätze können helfen, das Risiko zu mindern, indem sie die Vorauswahl für Sie übernehmen. So setzt COMATCH beispielsweise auf ein ausführliches 5-stufiges Auswahlverfahren und laufende Projektbewertungen. Fakt ist, dass Marktplätze selektiver sind (im COMATCH-Netzwerk sind lediglich die besten 1 % der europäischen Freelancer vertreten). Sie können also sicher sein, dass jeder einzelne externe Berater, den Sie beauftragen, mindestens die gleiche Qualifikation mitbringt wie angestellte Berater größerer Beratungshäuser. 
3. Freelancer fügen sich nicht ins Team (oder ihr Charakter/Arbeitsstil passt nicht zu uns). Diese Sorge besteht immer, ob Sie nun einen externen Berater oder einen Vollzeit-Mitarbeiter ins Unternehmen holen. Allerdings investieren Sie viel mehr Zeit, um eine Vollzeitkraft einzustellen. Ich rate Ihnen, ein ausführliches Interview zu führen, bei dem nicht nur die fachliche Qualifikation bewertet wird. Halten Sie Ausschau nach emotionaler Intelligenz und bisherigen Erfahrungen in ähnlichen Unternehmen. Wenn Sie zum Beispiel ein Change-Management-Projekt planen, brauchen Sie jemanden, der diplomatisch ist und ein offenes Ohr für die Bedürfnisse anderer hat. Jemand mit einem Werdegang in einem schnelllebigen Start-up-Umfeld ist hier wahrscheinlich nicht die richtige Wahl. 
4. Freiberufliche Teams sind weniger leistungsfähig, weil sie vorher nie zusammengearbeitet haben. Es stimmt, dass es Fälle gibt, in denen externe Beraterteams erstmals zusammenarbeiten. Die meisten wären sicherlich überrascht, zu erfahren, dass dies auch in traditionellen Beratungsfirmen der Fall ist. Zuweilen kommen solche Teams erst an dem Montag zusammen, an dem das Projekt beginnt! Um so etwas auszuschließen, achten wir bei COMATCH auf eine sorgfältige Auswahl der Projektmanager, die ein handverlesenes Team basierend auf Kompetenzen, Spezialisierungen und Arbeitsstilen zusammenstellen. Dies ist eine Best Practice, die sich bei Projekten jeglicher Art bewährt hat. 

Berater-Use-Cases

Die Einsatzgebiete selbstständiger Berater sind extrem vielseitig, und wir haben hier nur die gängigsten Stereotypen angesprochen. Heißt das, dass externe Berater für jedes Szenario die Idealbesetzung sind? Vermutlich nicht. Ein traditionelles Beratungsunternehmen kann die bessere Wahl sein, wenn folgende Kriterien im Vordergrund stehen: 

• Reputation: Wenn der Erfolg des Projekts stark vom Ruf der Beratungsfirma abhängt, sollten Sie sich für einen Top-Player der Beratungsbranche entscheiden. Wenn Sie beispielsweise Inhaber einer Firma sind, die umstrukturiert werden soll, mag es manchem mehr Sicherheit vermitteln, wenn eine Beratungsgesellschaft mit anerkannter Autorität Ihre Belange kommuniziert. So können Sie im Wesentlichen Ihre eigene Reputation wahren, um auch in Zukunft als vertrauenswürdige Führungskraft in Ihrem Unternehmen wahrgenommen zu werden. 
• Benchmarking: Wenn Projekte umfangreiche Backoffice- oder Benchmark-Daten erfordern, kann es sinnvoll sein, auf ein traditionelles Beratungsunternehmen zu setzen. Selbständige Berater haben in der Regel keine Benchmarking-Daten vorliegen. Sie können zwar Nachforschungen anstellen, doch das ist nicht immer kosten- und zeiteffizient. Große Beratungshäuser beschäftigen weniger teure Research-Spezialisten, sodass Ihr Unternehmen von einem Tagessatz und fundierten Benchmarks profitiert. 
• Projektsteuerung: Gelegentlich werden Projekte in mehreren Ländern oder Zeitzonen durchgeführt. Das erfordert eine spezielle Projektsteuerung, mit der ein einzelner Berater überfordert sein kann. 
• Teamgröße: Manchmal braucht es einfach ein größeres Team. Bei komplexeren Projekten, für die umfassende personelle Ressourcen erforderlich sind, ist ein freiberuflicher Berater nicht die beste Wahl. 

Es gibt allerdings viele Situationen, in denen selbständige Unternehmensberater die bessere Wahl sind. Im Folgenden einige der Gründe, die für die Beauftragung eines Freelancers sprechen: 

• Wenn Sie nur einen oder zwei Berater zur Durchführung des Projekts benötigen. Größere Unternehmen nehmen seltener kleine Projekte an, und selbständige Berater sind flexibler, wenn es um die Projektausgestaltung geht. Bei kleineren Einsätzen können Sie die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, gezielt auswählen. Unternehmen, die nur ein bis zwei Berater benötigen, können sich auf Fachwissen und Fähigkeiten konzentrieren statt auf die Marke des Anbieters. 
• Wenn Sie die Kontrolle behalten wollen. Beratungsfirmen sind bisweilen schneller unterwegs, als die Unternehmen dazu bereit sind. Selbständige Berater ermöglichen es der Unternehmensleitung, die Kontrolle zu behalten und in alle Diskussionen eingebunden zu bleiben. Das macht es auch einfacher, ein gemischtes Team aus Beratern und eigenen Mitarbeitern zu bilden, was sich als entscheidend für den Projekterfolg erwiesen hat. 
• Antesten eines potenziellen neuen Mitarbeiters. Durch ein Beratungsverhältnis können Sie der betreffenden Person auf den Zahn fühlen, um zu sehen, ob sie wirklich zu Ihnen passt. Wenn nicht, wird die Zusammenarbeit nach Projektabschluss beendet. Doch wenn sich die Zusammenarbeit als erfolgreich erwiesen hat, kann sie leichter in eine Vollzeitbeschäftigung übergehen. 
• Wenn Ihr Projekt Spezialwissen erfordert. Wie eingangs erwähnt, dürften solche Szenarien in Zukunft häufiger eintreten. Wenn für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum spezielle Fähigkeiten benötigt werden, kann eine Online-Plattform die Suche nach und Zusammenarbeit mit freiberuflichen Unternehmensberatern vereinfachen. 
• Wenn Sie Ihr Budget effizienter nutzen wollen. Teile des Geschäfts haben mit Budgetbeschränkungen zu kämpfen. Freiberufliche Berater sind in der Regel preiswerter als Beratungsunternehmen, da sie deutlich geringere Overhead-Kosten haben. Zudem konkurrieren qualifizierte Berater auf Beratungsplattformen miteinander. Wenn alle an Ihrem Projekt interessiert sind, dürften sie Ihnen einen fairen und kompetitiven Tagessatz unterbreiten.

Best Practices für die Zusammenarbeit mit freiberuflichen Beratern

Glücklicherweise gibt es zahlreiche Best Practices für die Zusammenarbeit mit freiberuflichen Unternehmensberatern. Die besten Erfolgsaussichten haben Sie, wenn Sie folgenden Aspekten Zeit widmen: 

1. Ein richtiges Auswahlverfahren – Im Gespräch mit potenziellen Kandidaten sollten Sie sich nicht nur auf die fachliche Qualifikation konzentrieren. Finden Sie mehr über den Ansatz des Beraters heraus – wie will er das Projekt angehen, und was sind seiner Meinung nach die Stellhebel für den Erfolg bzw. potenzielle Hindernisse? Prüfen Sie, ob der jeweilige Kandidat zu Ihnen passt. Was für einen Arbeitsstil hat er? Hat er Erfahrung in einem ähnlichen Geschäftsumfeld? Auch die Motivation sollten Sie unter die Lupe nehmen. Weshalb ist Ihr Projekt für den Kandidaten interessant? Was treibt ihn an?
2. Ein sorgfältiges Projekt-Setup. Kommunizieren Sie klar und deutlich, was Sie bis wann erreichen wollen. Es ist wichtig, dass die Problemstellung von Anfang an eindeutig definiert wird. Wenn der Projektumfang nicht definiert (und mitgetragen) wird, gehen Projekte häufig schief. Verwenden Sie ein Problem Definition Worksheet, um sicherzustellen, dass Erfolgskriterien und Ziele unmissverständlich sind und übereinstimmen. Holen Sie anschließend Ihre internen Mitarbeiter ins Boot. Ergebnisse, die von gemischten Teams erzielt werden, fallen deutlich besser aus, als wenn sie von externen Beratern oder Mitarbeitergruppen allein stammen.
3. Einarbeitung des Beraters – Wie wird der externe Berater nach der Beauftragung in Ihre Abläufe eingebunden? Sorgen Sie dafür, dass er angemessen in Empfang genommen wird, und stellen Sie ihm einen internen Ansprechpartner zur Seite, der während eines Großteils der Projektarbeit präsent ist (mindestens 30-50 % der Zeit). Stellen Sie ihn frühzeitig den wichtigsten Schlüsselpersonen vor, insbesondere wenn Daten involviert sind. Nehmen Sie sich vor, von Anfang an regelmäßig und offen zu kommunizieren. Wir empfehlen, mit einem wöchentlichen Termin zu beginnen, bei dem Sie Feedback einholen und Probleme offen besprechen können. 

Wenn Sie auf der Suche nach einem freiberuflichen Berater sind, der Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele unterstützt, empfehle ich Ihnen, einen Matching-Service wie COMATCH in Anspruch zu nehmen, um Ihre Aussichten auf einen initialen Erfolg und nachhaltige Resultate signifikant zu erhöhen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Risiken in der Zusammenarbeit mit externen Beratern minimieren können, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.